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Cuidar la escritura en los correos electrónicos

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Con el correo electrónico se suele escribir más que antes y, por tanto, es importante cuidar la forma y el estilo: en muchas ocasiones es la primera imagen que damos de nosotros mismos hacia los demás.

Por muy bueno que se sea en el desempeño del trabajo, un correo electrónico lleno de faltas de ortografía (¡cuidado con los correctores y traductores automáticos!), un uso innecesario de mayúsculas, una gramática o sintaxis incorrectas o un léxico pobre pueden desgastar la buena imagen que el trabajo proporciona. Y las excusas de la premura, la gran cantidad de correos que hay que escribir y la «manga ancha digital» que se nos presupone a todos en los nuevos medios, no son válidas.

Hay que procurar escribir lo mejor posible. En los correos profesionales, hemos de ser aún más cuidadosos, tal y como sostiene Teresa Baró. Se ha de mantener una relación cordial a la vez que profesional y con un trato personalizado. La respuesta rápida y exhaustiva de todos los correos de los que somos destinatarios contribuirá a dar una imagen de empresa eficiente.

Si, como comentábamos, el correo electrónico es una «carta de presentación», tendremos que revisar todos los mensajes antes de enviarlos —su puntuación, gramática y ortografía— y comprobar el contenido completo antes de dar a la tecla de enviar. Asimismo revisaremos si el documento al que hacemos alusión se ha adjuntado, ya que suele ser un olvido más que habitual.

También es conveniente recordar que lo importante, cuando enviamos un correo electrónico, es que se lea y se comprenda el mensaje. En demasiadas ocasiones el uso de un tipo de fuente particular, el subrayado, los tamaños de letra o los colores puede desviarnos de esta premisa y volverse en contra nuestra. Es mejor no abusar; muchos usuarios no tienen configurada la lectura de correo para aceptar colores, tipografías y tamaños de letras, por lo que perderán esa información. También ocurre con la lectura en algunos dispositivos móviles, solo nos presentan el texto, obviando la maquetación.

Por otro lado, el esfuerzo que requiere en ocasiones la descodificación de las abreviaturas y palabras cortadas de los mensajes cortos de teléfonos móviles (SMS) no suele, ni debe, reproducirse en los correos electrónicos. El empleo de este sistema de eliminación de letras sin que se pierda, en principio, el significado de la palabra no se justifica en el correo electrónico debido tanto a la no limitación del número de caracteres por mensaje (en los SMS suele ser de 160), como a que solemos encontrarnos ante un teclado informático que favorece la correcta escritura y a que un correo electrónico no se redacta con la familiaridad y urgencia del SMS.

Algunas recomendaciones para redactar los mensajes de un correo electrónico son las siguientes:

  • Escribir en negro sobre blanco. Determinados colores tienen su significado (el azul es el más habitual para señalar hiperenlaces y el rojo para corregir) y escribir en muchos tonos puede distraer y entorpecer la lectura.
  • Tamaño de fuente del 12. Es la que usan por defecto la mayoría de los servicios.
  • Evitar las mayúsculas ya que cuando lo hacemos ESTAMOS CHILLANDO. Además de ser molestas, dificultan la lectura porque no estamos habituados a ellas.
  • No abusar de las negritas y las cursivas, para que no pierdan su excepcionalidad.
  • El subrayado puede confundirse con un hipervínculo.
  • Escribir con fuentes comunes que puedan ser reconocidas por cualquier sistema.
  • Un correo de más de 50 líneas (tres párrafos) se considera excesivo. Si realmente necesitamos más extensión, quizá sea conveniente enviar un adjunto y resumir en el bloque de texto del correo electrónico lo que se adjunta. Dedicamos mucho tiempo al correo electrónico, pero la saturación actual hace que leamos un mensaje rápidamente e incluso mientras estamos realizando otras actividades. Escribamos mensajes concisos, claros y escuetos.
  • Los emoticonos son una representación gráfica del tono o carácter del que queremos dotar a nuestro texto. Son muy populares y su uso es constante entre la mayoría de los usuarios. Dicho esto, no debemos abusar y es recomendable no recurrir a ellos en ambientes profesionales o con personas con las que no tengamos suficiente confianza.
  • Gramaticalmente hay dos reglas básicas: la redacción sencilla, corta y repetitiva da énfasis a lo que escribimos y las frases complejas, llenas de oraciones subordinadas, variando el ritmo, suavizan el mensaje. El mal uso de la puntuación puede dificultar la lectura del texto o directamente cambiar el significado de una frase.
  • Es conveniente tomarse el tiempo necesario para valorar el listado de personas a las que se envían correos largos; se puede incluir la palabra extenso o largo para que los destinatarios valoren si lo leen en el momento de recibirlo o más tarde.

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