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Elementos del correo electrónico (1)

Es habitual pensar mucho las palabras adecuadas para el cuerpo del mensaje o para el saludo inicial, pero en ocasiones se presta poca atención al resto de los elementos que componen un correo electrónico. Los usuarios tenemos a nuestra disposición decenas de opciones en nuestros correos que finalmente no se utilizan o se usan erróneamente. A continuación se analizan el uso y la utilidad de los principales campos que completamos cuando escribimos un correo electrónico.

Para

En este campo debemos incluir los contactos a los que consideramos como destinatarios principales de nuestro mensaje. Si incluimos a mucha gente, se reduce el carácter exclusivo del mensaje, nadie se siente obligado a responder, y es probable que no obtengamos respuesta de ninguno. Por otro lado, no debemos repetir un mismo contacto. Algo muy habitual es remitir un mensaje a varias direcciones de correo de una misma persona, por lo que será «interrumpida» varias veces con el mismo mensaje.

Es fácil molestar a quien no le interesa o no le incumbe el mensaje incluyéndolo en el mismo y es posible que el remitente nos bloquee o simplemente nos ignore cuando reciba un correo nuestro si insistimos en enviar temas que no le interesan. Por lo tanto, antes de enviar un mensaje asegurémonos de que el correo verdaderamente está destinado a quienes se lo enviamos.

Un error muy común, provocado por el autocompletado que ofrecen muchos sistemas de correo electrónico cuando se responde a un mensaje, es usar el campo Cc como el de Para y viceversa. Para diferenciarlos hazte esta pregunta ¿a quién va dirigido el mensaje? (Para) y ¿quién quieres que simplemente conozca el mensaje? (Cc).

Cuando se comparte un mensaje con varias personas hay que ser consciente de que se están haciendo públicas las direcciones de personas que puede que no deseen que otros las conozcan. También hay que tener cuidado con los nombres que se asocian a los contactos en la agenda. Muchos servicios de correo electrónico muestran, además de la dirección del contacto, el nombre que el remitente del mensaje le ha dado a esa dirección al incluirlo en la agenda. Lo recomendable es asociar la dirección del contacto con el nombre y apellidos de la persona, o, si procede, con el nombre de la empresa, pero no con apodos, nombres de pila o calificaciones añadidas.

Cuando enviamos un mensaje a varios contactos podemos ordenar su inclusión en él por jerarquía, interés o responsabilidad en el tema tratado, por puro orden alfabético o por grado de confianza.

La mayoría de los usuarios de correo electrónico tiene varias direcciones, algunas de ellas ya no se usan o se usan en momentos del día diferentes. El tipo de mensaje debe ser apropiado al uso que nuestro contacto le da a cada dirección (personal, profesional, de empresa, universidad…). Es lógico pensar, por ejemplo, que si le enviamos un mensaje al correo de la universidad a un profesor un sábado por la noche, las posibilidades de que nos conteste son menores que si lo hacemos un martes por la tarde cuando sabemos que no tiene clase y está en su despacho. A veces se nos olvida que las rutinas de trabajo y tiempo libre son bastante similares por lo que no es tan difícil acertar.

Por otra parte, el nombre de la dirección puede decir muchas cosas. Informa sobre la persona (no es lo mismo, [email protected], que [email protected], o que [email protected]) sobre una organización o empresa a la que perteneces ([email protected]) e incluso puede dar pistas sobre el cargo o el departamento ([email protected]).

Cc (copia de carbón o con copia)

El Cc corresponde al inglés carbon copy, que hemos venido a traducir como copia de carbón, pero que realmente hace referencia a los papeles de calco, es decir, a duplicar la información al escribir en una hoja con este sistema. En el correo electrónico, en el campo Cc, se incluyen aquellos contactos que queremos que conozcan el contenido del mensaje, pero que no son el destinatario principal de él y por eso les ponemos en copia.

Un Cc tiene menos compromiso de respuesta que el Para y posiblemente menos responsabilidad en el tema tratado. Cabe recordar que los contactos de este campo son visibles al resto de los destinatarios; son como testigos que pueden intervenir en la conversación. Muchos usuarios se sienten en la obligación de responder cuando reciben correos así y en muchos casos no es necesario. Por lo tanto, no es suficiente con pensar a quién se quiere incluir en la conversación sino qué rol se quiere que desempeñe en ella. Además, los roles no son eternos. Un contacto no tiene por qué estar en Cc durante toda la conversación. Una vez se comprueba que su inclusión no es necesaria se puede (incluso se debe) eliminar para evitar molestias o que reciba información que ya no le compete. Por otro lado, un Cc, si finalmente cobra relevancia su papel, puede ser añadido en Para elevando su estatus en la conversación.

Cco (Bcc en inglés: blind carbon copy)

Es la manera más peligrosa de incluir a alguien en la conversación. Se le añade en el envío del mensaje y recibe una réplica del correo electrónico que se manda a otras personas sin que los destinatarios lo sepan. Es muy tentador incluir a contactos en Cco, pero es preciso tener en cuenta la razón por la que no se quiere que se sepa que esa persona este informada. No es recomendable hacerlo dentro de una empresa u organización ya que no es adecuado hablar a espaldas de compañeros o mandos superiores y/o inferiores. Puede ser útil para incluir a un compañero o jefe de departamento cuando se envía un mensaje a un jefe superior, demostrando así la confianza en la persona y también para que los compañeros o jefes conozcan el desarrollo de un proyecto a través de las conversaciones mantenidas con un cliente.

Los problemas pueden surgir cuando alguien a quien se envía un Cco contesta con Responder a todos: tanto su respuesta, que puede ser despectiva o «demasiado» sincera —ya que él puede creer que solo está respondiendo a su remitente de confianza—, como el hecho de que estaba incluido de manera oculta en la comunicación quedarán expuestos a todos.

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